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Contabilización - Es la representación de los datos de documentos en los registros del programa.

Modos de guardar el documento

Casi todos los documentos en 1C:Contabilidad tienen dos modos de ser guardados:

1. Guardado (Saved, Save)

2. Contabilizado (Posted, Post)

El primer modo significa que el documento esta guardado en la base de datos pero no esta contabilizado, por lo cual no hay un registro de movimientos de este documento en ningún registro contable del programa. 

Si la imagen del documento tiene un visto, entonces este documento esta contabilizado*. Si la imagen no tiene visto, el documento solo ha sido guardado.

Fig. Documento contabilizado y guardado.

Recontabilización

El programa incluye el procesador de datos para recontabilizar los documentos. La recontabilización puede ser nesesaria en los siguientes casos:

  1. fueron ingresados documentos con fechas anteriores que afectan documentos más recientes.
  2. el programa fue actualizado.
  3. había errores en los documentos.

Es necesario recontabilizar los documentos, cuando al ingresar una venta se lo hace con fecha anterior al documento de ingreso a la bodega de los bienes que fueron vendidos. 

Por ejemplo:

Tenemos en inventarios 10 calculadoras a $8 y realizamos una venta de 5  el 05/01/2012 ,  pero en el momento que realizamos la venta no está ingresado el documento de compra de 2 calculadoras más del mismo modelo a $10  del día 03/01/2012; si el documento de ingreso aún no ha sido contabilizado, el precio promedio no estaría bien calculado.

Inventarios (saldo inicial) 10*$8 = $80
Dr Costo de venta 5*$80/10 = $40,00
Cr Inventarios $40

Al momento de ingresar el documento de la compra de 2 inventarios adicionales el programa hace el asiento contable de aumento de valor de inventarios, pero el programa ya cogió $40 para el costo de venta. 

Dr Inventarios 2*$10 = 20 (compra)
Cr .... 
Inventarios (saldo final) $80-$40+$20=$60,00

Pero, cuando se recontabilizan los documentos el precio promedio se corrige, porque los documentos se recontabilizan en el orden de las fechas de los mismos (es posible ingresar el documento con la fecha anterior). Entonces, al momento de recontablizar el documento de venta, el saldo de inventarios ya va incluir el valor de la compa del 3/01/2012.

Después de la recontabilización de los documentos, los costos de ventas serán corregidos de acuerdo a los cambios realizados.

Inventarios (saldo) 10*$8+2*$10 = $100
Dr Costo de venta 5*$100/12 = $41,67
Cr Inventarios $41,67
Inventarios (saldo final) $80-$41,67=$58,33

Como podemos ver, el orden de contabilización de documentos en ciertos casos puede afectar los asientos contables. En este caso el documento de ingreso cambió el costo promedio de un item, y como al momento de la venta el sistema desconocía este ingreso, el cálculo de precio promedio es incorrecto. Si tiene dudas que por el mal ordenamiento de ingreso de documentos se puede contabilizar mal, es bueno recontabizarlos desde la fecha de los cambios más antiguos hasta el presente.

Algunos documentos que no se contabilizan aparecen con el visto en el caso de ser guardados. Pero, como no tienen que hacer movimientos en los registros del programa su visto significa que no hay que contabilizar este documento.

Para contabilizar varios documentos simultáneamente, seleccionelos utilizando el diálogo del sistema operativo (Ctrl), haga clic en All actions (More) - Post.