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El sistema incluye un plan de cuentas que facilita la presentación EEFF de acuerdo con los requerimientos de la Superintendencia de compañías. Puede ser modificado total o parcialmente de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

Para agregar una cuenta en el plan de cuentas usted debe:

1.    Seleccionar el subsistema “Contabilidad”.
2.    Hacer clic en “Plan de cuentas”, ubicado en el panel de navegación.
3.    Hacer clic en el comando “Create” , luego aparecerá una ventana en la cual usted deberá ingresar los siguientes campos:

  • Código: Código de la cuenta que va a ingresar.

    El código de la cuenta se utiliza para la codificación de cuentas para el usuario. El sistema utiliza códigos internos (no visibles al usuario) y la jerarquía de cuentas se mantiene utilizando estos códigos del sistema. Para modificar la posición de cuenta en la jerarquía utilice el campo Es subcuenta de

  • Descripción: Nombre de la cuenta
  • Es subcuenta de: Nombre de la cuenta que tiene mayor jerarquía (grupo al que pertenece esta cuenta)
  • Activo/Pasivo: Seleccionar a que tipo pertenece la cuenta: Activo,  Pasivo, Activo/Pasivo.
  • Tipo de cuenta: Seleccione el tipo de cuenta de acuerdo a su naturaleza. Por ejemplo: Inventario, capital, etc. 

    Es importante seleccionar el tipo de cuenta porque de esto depende el correcto funcionamiento del sistema. Si al generar el Estado de situación financiera, alguna cuenta no se visualiza o no corresponde a la clasificación de acuerdo a su naturaleza, verifique que el tipo de cuenta asignado sea el correcto.
  • Moneda: Tipo de moneda del documento. Por ejemplo: USD.
  • Fuera de balance: Esta casilla de verificación, indica que esta cuenta no está incluida en el balance del plan de cuentas.
  • Cuantitativo: Esta casilla de verificación indica que para esta cuenta la cantidad tiene sentido. Por ejemplo: Para inventarios es necesario marcar esta casilla porque se puede contar la cantidad de bienes.
  • Subcuentas: Seleccione el botón “Add” para agregar una subcuenta. Marque la casilla de verificación correspondiente a cada subcuenta: Solo movimientos (cuenta rotativa); por ejemplo, Ventas. Significa que los saldos no serán guardados de forma detallada por esta subcuenta.

    Modificación de subcuentas

    La eliminación de subcuentas de la lista provocará la pérdida de detalle de movimientos en la cuenta. Para recuperar la información habrá que recontabilizar todos los documentos que han realizado movimientos en esta cuenta. Si no está seguro en sus acciones no modifique la parte de subcuentas.

Lista de cuentas pre-determinadas para el funcionamiento del sistema

El sistema usa un filtro (atributos) especial para asignar las cuentas en cada documento o las posibles opciones para el mismo; para que esto funcione de tal manera usted debe determinar el tipo de cuenta, catálogo que define que tipo de cuenta y subcuentas aplica para ser utilizado, así el sistema le proporcionará la cuenta adecuada en cada transacción.

Para el funcionamiento correcto del sistema es necesario que las cuentas tengan las características específicas necesarias. Por ejemplo:

  • Cuando crea una cuenta, debe asignar el tipo de cuenta a la que pertenece y las subcuentas, así,  para registrar la deuda de una compra es necesario seleccionar el tipo de cuenta "Cuenta por pagar" (con subcuenta contraparte, documento y contrato) y la moneda de la cuenta  debe ser igual que la moneda del documento de compra.
  • Una vez asignado el tipo de cuenta y las subcuentas, el sistema utilizará esta información para proporcionarle las cuentas que pueden ser usadas en cada transacción, dependiendo del tipo de cuenta.

Ejemplo:

  • En cuentas de bienes se usa un mecanismo distinto, para mayor información vea cuentas de nomenclatura.

Cuenta de bienes del documento compra


  • Cuenta de anticipo: El tipo de cuenta "Anticipo" (Advances) usa 3 subcuentas: contraparte, documento y contrato; esto quiere decir que aparecerán las cuentas que tengan tipo de cuenta anticipo (especificado cuando se crea la cuenta) y  como subcuentas: contraparte, documento y contrato.

Cuenta de anticipo del documento cheque emitido


  • Cuenta de deuda: El tipo de cuenta "Cuentas por pagar" (Accounts Payable) usa las subcuentas: contraparte, documento y contrato; esto quiere decir que aparecerán las cuentas que tengan tipo de cuenta "cuentas por pagar" (especificado cuando se crea la cuenta) y  como subcuentas: contraparte, documento y contrato.

 Cuenta de deuda del documento compra

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