Page tree

Para el registro de una compra debe hacer lo siguiente:

  • Seleccione el módulo Compras, luego haga clic en compras. Al hacer clic se abrirá una lista de todas las compras realizadas en caso de que las tuviere;
  • Para el ingreso de una nueva compra haga clic en el comando Create. Se abrirá la forma Compra (create), la cual mostrará los siguientes campos:
    • Número- El sistema asigna un número automáticamente al documento que esta ingresando
    • Empresa- Escriba las primeras letras y el sistema automáticamente le mostrará las opciones, en la cual usted debe seleccionar la empresa que está realizando la compra (en caso de que existan mas de una empresa). Se puede definir por omisión en los permisos de cada usuario.
    • Bodega- Seleccione la bodega en la cual se registrará el bien (o bienes) que va a ingresar en el documento.
    • Contraparte– En este campo debe asignar el proveedor al cual realizó la compra.
    • Departamento - Seleccione un departamento para centro de costos.
    • Carcaterísticas - Le permite asignar una subcuenta a todo el documento, por ejemplo asignar el elemento de gasto,Teléfono, si se registra la factura de varias líneas telefónicas de la empresa.

Pestaña Bienes y Servicios

  • Seleccione el comando Add para ingresar un bien o servicio.
  • Nomenclatura - seleccione el elemento deseado o cree uno nuevo. Seleccione show all para seleccionar de una lista o el signo (plus) para crear uno nuevo.

    Al crear una nueva nomenclatura, si tiene asignadas por omisión el tipo de nomenclatura a cada grupo, recuerde seleccionar el grupo correspondiente. Por ejemplo:

  • Unidad de medidad - debe seleccionar la  unidad de medida. Por ejemplo, Libras, unidades, etc. Se define al crear la nomenclatura.
  • Cantidad –  Cantidad del bien que ha sido comprado
  • Precio – Ingrese el  precio de forma manual. 
  • Subtotal - Se genera automáticamente de acuerdo a la cantidad y precio registrado. También puede ingresar la cantidad y el subtotal para que el sistema calcule el precio unitario.
  • % IVA – las opciones disponibles son: IVA 12%, 14%, IVA 0%, No gravable. Se define al momento de crear la nomenclatura, pero se puede editar de forma manual.
  • IVA – se calcula automáticamente.
  • Total – Aparece automáticamente. Si usted tiene el valor del bien con IVA, puede ingresarlo en este campo manualmente y éste calcula el valor del IVA y el precio unitario.

    Si no visuliza todas las clumnas que se muestran en la imaen anterior puede habilitarlas u ocultralas desde More - Change Form

Pestaña Condiciones

En esta pestaña debe seleccionar los siguiente:

  • Cancelación: Seleccione una de las siguientes opciones, de acuerdo a la transacción realizada: con retención, sin retención (se deshabilita la pestaña retención), convenio de débito, tarjeta de crédito;
  • Forma de pago: Seleccione una de las siguientes formas de pago.
  • Fecha de pago: Muestra automáticamente la fecha de registro de la compra. Puede modificar de forma manual.
  • Cuenta Bancaria: Llene este campo ,únicamnete, si la canelación es por convenio de débito o tarjeta de crédito.

Pestaña comprobante

Debe ingresar los datos del comprobante recibido:

  • Tipo de comprobante: Seleccione el tipo de comprobante que corresponda.

    Si el tipo de comprobante no esta en la lista, puede habilitarlo. Para mayor información, Agregar Tipos de comprobantes.

  • Número de comprobante: Ingrese el número de la factura. 

    Es recomendable registrar los15 caracteres correspondientes al número de factura. Por ejemplo: 001-001-000000789.

  • Fecha de comprobante: Fecha de emisión de la factura.
  • Clave de acceso del SRI: Si el documento es electrónico, copie y pegue la clave de acceso y luego haga clic en el ícono de descarga. De esta forma se llena el documento de compra de forma automatica.
  • Número de autorización del SRI: Registre el número de autorización del documento. Si descarga a través de la clave de acceso, el número de autorización se llena de forma automática.

Pestaña retención

Esta pestaña se visualiza si en la pestaña condiciones ha seleccionado la opción "con retención".

Para llenar la retención haga clic en "llenar retenciones", verifique que los porcentanjes retenidos sean los correctos (puede modificarlos manualmente) y luego haga clic en emitir comprobante de retención en la fuente.


Pestaña cuentas de bienes

Aparecen las cuentas automáticamente, si las ha asignado por omisión; caso contrario deberá seleccionar los campos manualmente.

Si tiene asignado de forma automática el IVA al costo y la compra sí genera crédito tributario, para modificar, en la columna Credito tributario IVA de doble clic y proceda a realizar el cambio.

Pestaña Anticipos

Si ha entregado un anticipo al proveedor por esta compra, haga clic en Llenar pagos para que el sistema registre el valor cancelado como anticipo.

Pestaña cuentas

Debe seleccionar las cuentas con las que va a contabilizar el documento. También las puede asignar por omisión desde Administración-Configuración-Cuentas.

Los porcentajes de retención de renta y de IVA, se pueden modificar  manualmente. Para realizar un cambio en los porcentajes de retención del IVA, solo ingrese el % a retener en el campo "% ret IVA"; si va a modificar el % de rentención de renta, debe seleccionar el concepto de retención que va a aplicar.

El pocentaje de retención que aparece automáticamente depende de los parámetros que se han ingresado previamente en la nomenclatura. Por ejemplo, si ingresó en nomenclatura un servicio, pero no marcó la casilla de verificación para indicar al sistema que es un servicio y el tipo de servicio, el sistema lo considerará como un bien, por lo que el porcentaje de retención no estaría correcto.

Luego de dar clic en "Emitir comprobante de retención en la fuente", se abrirá la siguiente ventana en la cual debe ingresar el Punto de emisión y Establecimiento (si no está parametrizado), dar clic en guardar para verificar que el número de comprobante sea el que corresponde (de acuerdo al documento físico). Para cerrar esta ventada haga clic en Post and Close.